DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ POUR LES DONNÉES DES PARTENAIRES COMMERCIAUX 

1. INTRODUCTION

Cette Déclaration de confidentialité est applicable au traitement par Primagaz Belgique SA sise à Tessenderlo, Kanaalweg 87 (ci-après dénommée « Notre Entreprise » ou nous) de toutes les données à caractère personnel appartenant aux consommateurs, aux clients, aux fournisseurs et aux partenaires commerciaux (« Partenaire commercial »). La présente Déclaration de confidentialité ne s'applique pas aux données se rapportant aux activités commerciales et/ou aux données sur des entreprises.

Notre Entreprise est le responsable du traitement des données à caractère personnel du Partenaire commercial. Nous décrivons dans cette déclaration qui nous sommes, comment et à quelles fins nous traitons vos données à caractère personnel et toutes les autres informations susceptibles de compter pour vous. Si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter en suivant les coordonnées fournies au bas de cette déclaration. 

Cette Déclaration de confidentialité est entrée en vigueur le 24.05.2018. Les dernières modifications ont été apportées le 24.05.2018. Il se peut que cette déclaration change à l'avenir et la version la plus à jour est publiée sur notre site Internet. Si des changements de taille sont apportés, nous vous en informerons activement. 

2. À QUELLES FINS TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Notre Entreprise traitera vos données à caractère personnel lorsque vous faites affaire avec nous, lorsque vous utilisez nos sites Internet ou nos applications ou lorsque vous interagissez avec nous. 

A. Pour répondre à vos questions 

Si vous nous contactez, nous utiliserons vos données à caractère personnel pour répondre à vos questions. 

À cette fin,
- nous traitons vos données à caractère personnel sur base de votre autorisation lorsque vous nous les transmettez.
- nous traitons votre nom, vos coordonnées, votre correspondance avec nous, votre question et toutes les autres données à caractère personnel nécessaires pour répondre à votre question.

B. Pour le développement et l'amélioration de produits et/ou de services

Nous traitons vos données à caractère personnel en vue d'évaluer, d'analyser et d'améliorer nos produits et nos services (à la clientèle). Nous avons recours à des données à caractère personnel agrégées pour analyser le comportement des clients et pour ajuster nos produits et nos services en conséquence. Lorsque vous utilisez un Site Internet ou l'Application, saisissez ou cherchez des données sur ce Site Internet ou l'Application, nous traitons également vos données à caractère personnel pour compiler des rapports d'analyse. Nous avons recours aux données à caractère personnel agrégées pour analyser le comportement des clients et pour ajuster nos produits et nos services en conséquence, afin de garantir qu'ils sont utiles à nos clients. Cela implique que nous analysons la fréquence à laquelle vous lisez nos bulletins d'informations, visitez notre Site Internet ou utilisez nos Applications, quelles pages vous consultez et quels biens vous achetez grâce à notre Site Internet ou à nos Applications. Il se peut que nous achetions des données complémentaires issues de sources publiques pour compléter notre base de données aux fins susmentionnées.

À cette fin,
- nous traitons vos informations sur base de notre intérêt légitime en vue de développer et d'améliorer nos produits et nos services
- nous traitons vos coordonnées comme votre adresse et votre adresse e-mail, des informations personnelles comme votre nom et votre date de naissance, vos informations de paiement et de crédit et la correspondance entretenue avec nous. En outre, nous traitons les données à caractère personnel que vous avez saisies sur un Site Internet ou qui ont été générées par les fonctionnalités que vous avez utilisées sur un Site Internet et les données techniques de votre appareil, notamment son adresse IP, les pages que vous avez visitées sur nos sites Internet, votre comportement de clic et de navigation et la durée de votre session.
- Si vous décidez de participer à nos sondages, il se peut que nous vous demandions de nous fournir des données à caractère personnel, notamment nom, adresse, données de contact, comportement d’achat. Nous pouvons également utiliser à cette fin les données à caractère personnel que vous avez transmises dans le cadre du sondage.

C. Pour évaluer et accepter un client, un fournisseur ou un partenaire commercial

Lorsque vous nous contactez, nous traiterons vos données à caractère personnel à des fins d'évaluation et d'acceptation, par exemple en vue de confirmer et de vérifier votre identité. Notre Entreprise traitera en outre vos données à caractère personnel à d'autres fins administratives, notamment la diligence requise et la vérification des listes de sanctions publiques de gouvernements et/ou d'agences d'application de la législation.

À cette fin,
- nous traitons les données à caractère personnel, car ce traitement est nécessaire pour la conclusion d'un contrat entre vous et nous. Notre Entreprise ne peut pas conclure de contrat sans obtenir les informations requises.
- nous traitons vos coordonnées comme votre adresse et votre adresse e-mail, des informations personnelles comme votre nom et votre date de naissance, vos informations de paiement et de crédit et la correspondance entretenue avec nous.

D. Pour la conclusion et l'exécution de l'accord 

Lorsque vous avez acheté un produit ou un service chez nous en qualité de client, ou lorsque vous travaillez avec nous en qualité de fournisseur ou de partenaire commercial, nous traitons vos données à caractère personnel à des fins administratives, comme l'envoi de factures et la réalisation de paiements. Nous utilisons également vos données à caractère personnel en vue de livrer, de recevoir ou de fournir nos ou vos produits ou services. Notre Entreprise traitera vos données à caractère personnel en vue d'exécuter notre accord, y compris la prestation des services à la clientèle. Lorsque vous demandez accès aux installations de Notre Entreprise, nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de vérification.

À cette fin,
- nous traitons les données à caractère personnel, car ce traitement est nécessaire pour la conclusion d'un contrat entre vous et nous. Notre Entreprise ne peut pas conclure de contrat sans obtenir les informations requises.
- nous traitons vos coordonnées comme votre adresse et votre adresse e-mail, des informations personnelles comme votre nom et votre date de naissance, vos informations de paiement et de crédit et la correspondance entretenue avec nous.

E. Pour la gestion des relations et le marketing

Nous utilisons les informations enregistrées dans notre base de données clients pour vous envoyer des offres adaptées et des bulletins d'informations, mais aussi pour vous fournir des services, assurer la gestion des comptes et communiquer les rappels. Nous utilisons également vos données à caractère personnel pour le développement, l'exécution et l'analyse d'études de marché et de stratégies de marketing.

À cette fin,
- lorsque nous vous envoyons des bulletins d'informations et/ou d'autres communications de gestion de relation et de marketing, nous traitons les données à caractère personnel sur base de votre autorisation. En outre, nous traitons les données à caractère personnel sur base de notre intérêt légitime en vue d'améliorer nos stratégies de marketing.
- nous traitons vos coordonnées comme votre adresse et votre adresse e-mail, des informations personnelles comme votre nom et vos préférences de contact, vos informations de paiement, l'historique des commandes et la correspondance entretenue avec nous.

F. Pour l'exécution des processus opérationnels et la gestion interne

Nous traitons vos données à caractère personnel pour effectuer et organiser nos activités, en ce compris la gestion générale, la gestion des commandes et la gestion de nos actifs. Notre Entreprise traite également vos données à caractère personnel pour sa gestion interne. Nous fournissons des installations centrales de traitement en vue de travailler de manière plus efficace. Nous procédons à des audits et à des enquêtes, nous effectuons des contrôles opérationnels, gérons et exploitons les répertoires des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux. De surcroît, nous traitons vos données à caractère personnel pour les finances, la comptabilité, l'archivage et les assurances, le conseil juridique et commercial et dans le cadre du règlement des litiges.

À cette fin,
- nous traitons les données à caractère personnel sur base de notre intérêt légitime en vue de préserver et d'améliorer des activités commerciales saines.
- nous traitons vos coordonnées comme votre adresse et votre adresse e-mail, des informations personnelles comme votre nom, vos informations de paiement et de crédit, l'historique des paiements et de vos commandes, la correspondance entretenue avec Notre Entreprise et les données générées lors de l'exécution du contrat entre vous et Notre Entreprise.

G. Pour l'analyse et le développement organisationnels, les rapports de gestion, les acquisitions et les cessions

Notre Entreprise traite vos données à caractère personnel pour préparer et réaliser des rapports et des analyses de gestion. Nous avons recours à des données à caractère personnel agrégées/anonymisées pour générer des rapports de gestion et analyser nos activités. Nous procédons à des sondages auprès des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux pour en savoir plus sur vos avis et opinions dans le cadre de la préparation de notre rapport de gestion. Nous traitons également vos données à caractère personnel pour les rapports de gestion dans le cadre des fusions, des acquisitions et des cessions et en vue de gérer ces transactions.

À cette fin,
- nous traitons les données à caractère personnel sur base de notre intérêt légitime en vue de préserver et d'améliorer des activités commerciales saines.
- nous traitons vos coordonnées comme votre adresse et votre adresse e-mail, des informations personnelles comme votre nom et votre date de naissance, l'historique des paiements et des commandes, la correspondance entretenue avec nous et les informations que vous nous transmettez lorsque vous répondez aux sondages.

H. Lorsque vous utilisez nos Sites Internet ou nos Applications

Si vous utilisez notre Site Internet, nous traitons les données techniques pour vous fournir les fonctionnalités de notre Site Internet et pour permettre aux administrateurs de notre Site Internet de gérer et d'améliorer les performances de celui-ci. Si vous saisissez des données sur nos Sites Internet, comme une préférence de produit ou votre localisation pour recevoir des informations ou des fonctionnalités utiles, Notre Entreprise traite ces données pour vous fournir les informations ou les fonctionnalités sollicitées. De plus, nous traitons vos données à caractère personnel pour vous permettre d'enregistrer vos données (comme les préférences et les produits) en rapport avec vos articles enregistrés et pour vous permettre de les partager avec d'autres au moyen des options de partage que vous avez configurées sur votre appareil.

À cette fin,
- nous traitons les données à caractère personnel sur base de notre intérêt légitime en vue de fournir des Sites Internet au fonctionnement technique adéquat et d'améliorer leurs performances.
- nous traitons les données à caractère personnel que vous avez saisies sur nos Sites Internet ou qui ont été générées par les fonctionnalités que vous avez utilisées sur nos Sites Internet et les données techniques de votre appareil, notamment son adresse IP, le navigateur Internet que vous utilisez, les pages que vous avez visitées sur nos Sites Internet, votre comportement de clic et de navigation et la durée de votre session.

I. Pour que vous puissiez entrer en contact avec nous

Notre Entreprise est active sur les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, LinkedIn et YouTube. Lorsque vous contactez Notre Entreprise sur les réseaux sociaux, nous traitons vos données à caractère personnel en vue de répondre à vos questions et à vos messages.
En outre, lorsque vous consultez un écran « Entrez en contact avec nous » sur l'un de nos Sites Internet ou l'une de nos applications, vous pouvez nous contacter par plusieurs canaux de communication. Nous vous fournissons notre adresse e-mail pour que vous puissiez nous envoyer des commentaires ou des suggestions d'amélioration ainsi que les coordonnées de notre Site Internet, site Internet commercial, compte Twitter, Facebook et YouTube]. Lorsque vous cliquez sur l'une des icônes correspondantes, nous vous enverrons vers le site Internet ou l'application du tiers en question, qu'il s'agisse de votre fournisseur de messagerie électronique ou un réseau social.

À cette fin,
- nous traitons les données à caractère personnel sur base de notre intérêt légitime en vue de répondre correctement à vos questions et de vous orienter correctement sur nos comptes sur les réseaux sociaux.
- nous traitons le canal de communication que vous avez choisi pour vos communications avec nous et les données à caractère personnel que vous transmettez à Notre Entreprise. En ce compris votre nom (d'utilisateur), votre adresse, votre adresse e-mail et les données à caractère personnel que vous avez reprises dans votre message. En outre, lorsque vous cliquez sur l'un des boutons affichés, le tiers concerné pourrait installer des cookies sur votre appareil.

J. Pour surveiller et vérifier la conformité 

Nous surveillons nos processus pour vérifier leur conformité à nos politiques et aux règlementations. Lors des activités de surveillance, vos données à caractère personnel peuvent être consultées.

À cette fin,
- il se peut que nous traitions vos données à caractère personnel sur base de notre intérêt légitime en vue de surveiller nos processus internes et afin de respecter la législation
- toute donnée à caractère personnel enregistrée sur notre système peut être consultée à des fins de conformité. Les données à caractère personnel consultées ne seront pas enregistrées à des fins de conformité, sauf si nous en avons besoin pour analyser un comportement potentiellement non conforme.
- nous ne conservons pas vos données à caractère personnel à cette fin à moins qu'elles soient associées à un comportement non conforme. Nous conserverons les données à caractère personnel pertinentes jusqu'à ce que l'enquête ou la procédure soient terminées.

K. Pour protéger la santé, la sûreté, la sécurité et pour garantir l'intégrité

Notre Entreprise attache une très grande importance à la santé, la sûreté, la sécurité et l'intégrité. Nous traitons vos données à caractère personnel en vue de préserver nos employés, nos clients, nos fournisseurs et nos partenaires commerciaux. Ainsi, nous authentifions vos droits d'accès à nos installations, et il se peut que nous vérifiions vos données à caractère personnel à l'aide de listes de sanctions publiques de gouvernements et/ou d'agences d'application de la législation. Nous traitons également vos données à caractère personnel en vue de protéger Notre Entreprise ainsi que les actifs des employés et des clients.

À cette fin,
- il se peut que nous traitions vos données à caractère personnel sur base de notre intérêt légitime en vue de surveiller nos processus internes et afin de respecter la législation
- nous traitons vos coordonnées comme votre adresse et votre adresse e-mail, des informations personnelles comme votre nom et votre date de naissance, votre historique de paiement et de commandes et l'historique de vos visites dans nos installations.

L. Pour respecter la législation

Dans certains cas, nous traitons vos données à caractère personnel pour respecter les législations et les règlementations. Notamment lorsque des obligations fiscales ou liées à nos activités s'appliquent. En vue de respecter les législations et les règlementations pertinentes, il se peut que nous devions communiquer vos données à caractère personnel à des institutions gouvernementales ou à des autorités de surveillance.

À cette fin,
- nous traitons vos données à caractère personnel en vue de respecter la législation
- nous traitons vos coordonnées comme votre adresse et votre adresse e-mail, des informations personnelles comme votre nom et votre date de naissance, vos informations de paiement, votre historique de paiement et de commandes ainsi que vos informations liées à la chambre de commerce, à la TVA et à la fiscalité.

M. Lorsque vous participez aux événements ou à des promotions

Nous vous envoyons des e-mails contenant des promotions et des invitations pour participer à des événements. Si vous décidez de participer à l'une de ces activités, nous avons besoin de vos données à caractère personnel pour pouvoir les annoncer et les organiser. En outre, si vous participez à l'une de ces activités, nous avons besoin de vos données à caractère personnel pour mesurer votre réaction aux événements et/ou aux promotions.

À cette fin,
- nous traitons les données à caractère personnel sur base de votre autorisation. Vous pouvez retirer votre autorisation à tout moment, sans porter atteinte à la légalité du traitement fondé sur votre autorisation avant son retrait
- nous traitons votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail et vos inscriptions pour l'événement en question.

3. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Notre Entreprise conserve généralement les données des partenaires commerciaux seulement aussi longtemps que nécessaire pour réaliser la Finalité commerciale visée, dans la mesure où elles sont raisonnablement nécessaires pour respecter une exigence légale applicable ou si cela s'avère recommandable compte tenu d'une prescription applicable. 

Très vite après la fin de la période de conservation applicable, les Données sont :

(i) effacées ou détruites en toute sécurité ;
(ii) anonymisées ;
(iii) transférées dans une Archive (à moins que cela ne soit défendu par la législation ou par un programme applicable de conservation de documents)

4. QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ? 

Accès à vos données à caractère personnel au sein de Notre Entreprise
En qualité d'organisation mondiale, nous sommes susceptibles de transférer les données que nous collectons au niveau international au sein de l'organisation mondiale de Notre Entreprise. Il se peut que vos données à caractère personnel soient échangées avec le groupe auquel appartient Notre Entreprise, les actionnaires et les entreprises associées. Nous échangeons vos données à des fins administratives et pour disposer d'un aperçu de vos contrats et des contrats avec le groupe auquel Notre Entreprise appartient. Nous pouvons également échanger vos données en vue de proposer une formule complète de services et de produits.

Les employés de Notre Entreprise sont autorisés à accéder aux données à caractère personnel uniquement dans la mesure où cela s'avère nécessaire pour réaliser la finalité en question et pour s'acquitter de leurs tâches. 

Dans certains cas, il se peut que vos données à caractère personnel soient transférées dans un pays qui ne fournit pas un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel. Toutefois, Notre Entreprise a adopté des mesures pour veiller à ce que vos données à caractère personnel soient protégées de manière adéquate étant donné que des Règles d'entreprise contraignantes sont applicables au sein du groupe auquel Notre Entreprise appartient.

Accès à vos données à caractère personnel par des tiers

Les tiers suivants peuvent avoir accès à vos données à caractère personnel lorsque cela s'avère utile pour fournir leurs produits ou services à Notre Entreprise : banques, compagnies d'assurance, agences marketing et médias, fournisseurs de données, centres de contact, partenaires commerciaux,  fournisseurs informatiques, comptables, spécialistes judiciaires, consultants.

Lorsque les tiers ont accès à vos données à caractère personnel, Notre Entreprise adoptera les mesures contractuelles, techniques et organisationnelles nécessaires pour veiller à ce que vos données à caractère personnel soient uniquement traitées dans la mesure où le traitement s'avère nécessaire. Les tiers traiteront uniquement vos données à caractère personnel conformément à la législation applicable.

Si les données à caractère personnel sont transférées à un tiers dans un pays qui ne fournit pas un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel, nous adopterons des mesures pour veiller à ce que vos données à caractère personnel soient protégées adéquatement, notamment la conclusion de clauses européennes contractuelles types avec ces bénéficiaires.

Dans d'autres cas, vos données à caractère personnel ne seront pas transmises aux tiers, sauf lorsque la législation l'exige.

5. COMMENT VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT-ELLES PROTÉGÉES ?

Nous avons adopté des mesures de sécurité adéquates pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel. Nous avons mis en place des mesures techniques, physiques et organisationnelles adéquates pour protéger les données à caractère personnel contre toute destruction accidentelle ou illégale, toute perte accidentelle, tout dommage, toute altération, toute communication ou tout accès non autorisés, et contre toute autre forme de traitement illégal (y compris, mais sans s'y limiter la collecte inutile) ou autre traitement.

6. COMMENT POUVEZ-VOUS EXERCER VOS DROITS EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ? 

Vous avez le droit de demander l'accès à ou un aperçu de vos données à caractère personnel, et sous certaines conditions, la rectification et/ou l'effacement de vos données à caractère personnel. En outre, vous pouvez également avoir le droit de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel, de vous opposer au traitement et d'exercer le droit à la portabilité des données. 
En vue d'invoquer vos droits en matière de vie privée, veuillez nous contacter aux coordonnées au bas de cette Déclaration de confidentialité. N'oubliez pas qu'il se peut que nous vous demandions des informations complémentaires en vue de vérifier votre identité. 

7. POUVEZ-VOUS RETIRER VOTRE AUTORISATION ?

Après avoir donné votre autorisation, vous pouvez toujours la retirer. Veuillez garder à l'esprit que le retrait n'a aucun effet rétroactif et qu'il est uniquement possible de retirer votre autorisation si vous l'aviez donnée au préalable. Veuillez nous contacter aux coordonnées au bas de cette Déclaration de confidentialité pour retirer votre autorisation. 

8. COMMENT DÉPOSER PLAINTE ?

Si vous avez une plainte quant à l'utilisation de vos données à caractère personnel par Notre Entreprise, vous pouvez la déposer en nous contactant aux coordonnées au bas de cette déclaration. Hormis la plainte déposée auprès de Notre Entreprise, vous pouvez également déposer plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

9. COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS CONTACTER ?

Si vous avez la moindre question sur le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez d'abord lire cette déclaration. Pour toutes autres questions, remarques, plaintes ou tout compliment, veuillez contacter Primagaz sur info@primagaz.be.