PRIVACYVERKLARING

1. INLEIDING

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de verwerking door Primagaz Belgium NV  gevestigd te 3980 Tessenderlo, Kanaalweg 87  (hierna 'Onze Onderneming', 'wij' of 'ons' genoemd), van alle persoonsgegevens die toebehoren aan consumenten, klanten en leveranciers en van alle gegevens van Klant ('Klant'). Voorliggende Privacyverklaring geldt niet voor bedrijf gerelateerde gegevens en/of gegevens over bedrijven.

Door het gebruik van onze Website en/of onze Diensten, erkent u dat u deze Privacyverklaring zorgvuldig heeft gelezen en dat u hiermee zonder voorbehoud instemt. 

Onze Onderneming is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van Zakenpartners. In deze verklaring beschrijven we wie we zijn, alsook hoe en voor welke doeleinden we uw persoonsgegevens en alle overige informatie die voor u relevant kan zijn, verwerken. Mocht u vragen hebben dan kunt u met ons contact opnemen via de contactgegevens die onderaan deze verklaring vermeld zijn. 

Voorliggende Privacyverklaring is van toepassing sinds 24.05.2018. De laatste wijzigingen werden aangebracht op 24.05.2018. Deze verklaring kan na verloop van tijd veranderen en de meest up-to-date versie wordt op onze website gepubliceerd. Mochten er aanzienlijke wijzigingen aan aangebracht worden, dan zullen wij u hier actief van op de hoogte brengen. 

2. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WE UW PERSOONSGEGEVENS? 

Onze Onderneming zal uw persoonsgegevens verwerken, wanneer u zaken met ons doet, wanneer u onze websites of apps gebruikt of wanneer u met ons in interactie gaat. 

A. Voor het beantwoorden van uw vragen 

Als u contact met ons opneemt, zullen we uw persoonsgegevens gebruiken om te kunnen reageren en uw vra(a)g(en) te beantwoorden. 

Hiertoe
- verwerken we uw gegevens op basis van uw toestemming, wanneer u ons uw persoonsgegevens bezorgt;
- verwerken we uw mogelijks uw naam, contactgegevens, uw correspondentie met ons, klantennummer, uw vraag en alle andere persoonsgegevens die nodig zouden zijn om uw vraag te kunnen beantwoorden.

B. Voor de ontwikkeling en verbetering van producten en/of diensten

We verwerken uw persoonsgegevens om onze producten en (klanten)diensten te evalueren, te analyseren en te verbeteren. We gebruiken geaggregeerde persoonsgegevens om het gedrag van klanten te analyseren en onze producten en diensten dienovereenkomstig aan te passen. Wanneer u gebruikmaakt van een Website of de App of gegevens ingeeft of opzoekt via deze Website of de App, verwerken we uw persoonsgegevens eveneens voor de opstelling van Analytics-rapporten. We gebruiken geaggregeerde persoonsgegevens om het gedrag van klanten te analyseren en onze producten en diensten dienovereenkomstig aan te passen, om ervoor te zorgen dat ze relevant zijn voor onze klanten. Dit betekent dat we analyseren, hoe vaak u onze nieuwsbrieven leest, hoe vaak u onze Websites of Apps bezoekt, welke pagina's u aanklikt en welke goederen u via onze Website of Apps aankoopt. 

Verder kan het gebeuren dat we aanvullende gegevens aankopen van openbare bronnen ter aanvulling van onze databank met het oog op voormelde doeleinden. 

Hiertoe
- verwerken we uw informatie op basis van ons gewettigd belang om onze producten en diensten te ontwikkelen en te verbeteren;
- verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonsgegevens zoals uw naam en geboortedatum, betalings- en kredietinformatie, alsook uw correspondentie met ons. Daarnaast verwerken we de persoonsgegevens die u ingaf op een Website of die gegenereerd werden door de functionaliteiten waarvan u gebruikmaakte op een Website, evenals de technische gegevens van uw toestel, zoals zijn IP-adres, de pagina's die u op onze Websites bezocht, uw klik- en surfgedrag en de duur van uw sessie.
- Als u ervoor kiest om deel te nemen aan onze enquêtes, kan het zijn dat we u vragen om ons bepaalde persoonsgegevens te bezorgen, zoals naam, adres, contactgegevens, koopgedrag. Verder kunnen we ook de persoonsgegevens gebruiken, die u hiertoe via de enquête bezorgde indien u daartoe uw toestemming hebt verleend.

C. Voor de evaluatie en aanvaarding van een klant, leverancier of zakenpartner

Wanneer u contact met ons opneemt, zullen we uw persoonsgegevens verwerken voor evaluatie- en aanvaardingsdoeleinden, bv. om uw identiteit te bevestigen en te controleren. Onze Onderneming zal uw persoonsgegevens verder verwerken voor andere administratieve doeleinden, zoals due diligence en screening op basis van publiekelijk beschikbare sanctielijsten van overheid en/of ordediensten.

Hiertoe
- verwerken we persoonsgegevens, omdat dit nodig is voor het sluiten van een overeenkomst tussen u en ons. Onze Onderneming kan geen contracten sluiten, zonder de vereiste informatie te verzamelen;
- verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonsgegevens zoals uw naam en geboortedatum, betalings- en kredietinformatie, alsook details van uw correspondentie met ons.

D. Voor de sluiting en uitvoering van een overeenkomst 

Wanneer u een product of dienst van ons gekocht hebt als klant of wanneer u met ons samenwerkt als leverancier of zakenpartner, verwerken we uw persoonsgegevens voor administratieve doeleinden, zoals het versturen van facturen en het verrichten van betalingen. Daarnaast gebruiken we uw persoonsgegevens ook voor de levering of ontvangst en de verstrekking van onze of uw producten of diensten. Onze Onderneming zal uw persoonsgegevens verwerken om onze overeenkomst verder uit te voeren, onder meer voor de levering van klantendiensten. Wanneer u toegang nodig hebt tot vestigingen van Onze Onderneming, verwerken we uw persoonsgegevens voor screeningdoeleinden.

Hiertoe
- verwerken we persoonsgegevens, omdat dit nodig is voor het sluiten van een overeenkomst tussen u en ons. Onze Onderneming kan geen contracten sluiten, zonder de vereiste informatie te verzamelen;
- verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonsgegevens zoals uw naam en geboortedatum, betalings- en kredietinformatie, alsook details van uw correspondentie met ons.

E. Voor relatiebeheer en marketing

We gebruiken de informatie die in onze klantendatabank is opgeslagen om u geschikte aanbiedingen en nieuwsbrieven toe te sturen, alsook om klantendiensten te leveren, aan accountmanagement te doen en over terugroepingen te communiceren. Daarnaast gebruiken we uw persoonsgegevens eveneens voor de ontwikkeling, uitvoering en analyse van marktonderzoeken en marketingstrategieën.

Hiertoe
- verwerken we persoonsgegevens op basis van uw toestemming bij het versturen van nieuwsbrieven en/of andere relatiebeheer- en marketingcommunicatie. Voorts verwerken we persoonsgegevens op basis van ons gewettigd belang om onze marketingstrategieën te verbeteren;
- verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonsgegevens zoals uw naam, contactvoorkeuren, betalingsinformatie en orderhistoriek, alsook uw correspondentie met ons.


F. Voor de uitvoering van bedrijfsprocessen en intern beheer

We verwerken uw persoonsgegevens in het kader van de uitvoering en organisatie van onze bedrijfsactiviteiten. Dit omvat het algemeen beheer, het orderbeheer en het beheer van onze activa. Verder verwerkt Onze Onderneming uw persoonsgegevens ook voor haar interne beheer. We bieden centrale verwerkingsfaciliteiten aan om efficiënter te werken. We voeren audits en onderzoeken uit, implementeren bedrijfscontroles en beheren en maken gebruik van klanten-, leveranciers- en zakenpartnergidsen. Daarnaast verwerken we uw persoonsgegevens ook voor boekhoudkundige, archiverings- en verzekeringsdoeleinden, voor juridische en zakelijke adviesverlening en in de context van geschillenbeslechting.

Hiertoe
- verwerken we uw persoonsgegevens op basis van ons gewettigd belang om over gezonde bedrijfsactiviteiten te waken en deze nog te verbeteren;
- verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonsgegevens zoals uw naam, betalings- en kredietinformatie, betalings- en orderhistoriek, correspondentie met Onze Onderneming en gegevens die gegenereerd werden tijdens de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Onze Onderneming..


G. Voor organisatorische analyse en ontwikkeling, managementrapportering en overnames alsook afstotingen

Bij Onze Onderneming verwerken we uw persoonsgegevens bij de voorbereiding en opstelling van managementrapporten en analyses. We maken gebruik van geaggregeerde/geanonimiseerde persoonsgegevens om managementrapporten op te maken en onze bedrijfsactiviteiten onder de loep te nemen. We organiseren enquêtes bij klanten, leveranciers en zakenpartners om meer te weten te komen over uw meningen en standpunten bij de voorbereiding van onze managementrapporten. Verder verwerken we uw persoonsgegevens ook voor managementrapporteringsdoeleinden in de context van fusies, overnames en afstotingen en om zulke transacties in goede banen te leiden.

Hiertoe
- verwerken we uw persoonsgegevens op basis van ons gewettigd belang om over gezonde bedrijfsactiviteiten te waken en deze nog te verbeteren;
- verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonsgegevens zoals uw naam en geboortedatum, betalings- en orderhistoriek, uw correspondentie met ons en de informatie die u verstrekt door deel te nemen aan onze enquêtes.


H. Wanneer u onze websites of apps gebruikt

Als u onze Website gebruikt, verwerken we technische gegevens om u de functionaliteiten van onze Website ter beschikking te kunnen stellen en onze Websitebeheerders toe te laten de prestatie van onze Website te beheren en te verbeteren. Als u gegevens op onze Websites ingeeft, zoals een productreferentie of uw locatie om relevante informatie of functionaliteiten te ontvangen, verwerkt Onze Onderneming deze gegevens om u de gevraagde informatie of functionaliteiten te kunnen bezorgen. Verder verwerken we uw persoonsgegevens, zodat u uw gegevens (zoals voorkeuren en producten) kunt bewaren bij uw opgeslagen items en deze met anderen zou kunnen delen door gebruik te maken van de deelopties die u op uw toestel configureerde.

Hiertoe
- verwerken we persoonsgegevens op basis van ons gewettigd belang om technisch naar behoren werkende Websites aan te bieden en de prestatie van onze Websites te verbeteren;
- verwerken we de persoonsgegevens die u ingaf op onze Websites of die gegenereerd werden door de functionaliteiten waarvan u gebruikmaakte op onze Websites, evenals de technische gegevens van uw toestel, zoals zijn IP-adres, de internetbrowser die u gebruikt, de pagina's die u op onze Websites bezocht, uw klik- en surfgedrag en de duur van uw sessie.


I. Opdat u met ons zou kunnen connecteren

Onze Onderneming is actief op sociale mediaplatformen zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en YouTube. Wanneer u contact opneemt met Onze Onderneming via sociale media, verwerken we uw persoonsgegevens om uw vragen te kunnen beantwoorden en te kunnen reageren op uw berichten.
Daarnaast kunt u, wanneer u een 'Connecteer met ons'-scherm op een van onze Websites of Apps bezoekt, contact met ons opnemen via een waaier aan communicatiekanalen. We bezorgen u ons e-mailadres, zodat u ons feedback kunt bezorgen en eventuele verbeteringen kunt voorstellen, alsook onze Website-, handelswebsite-, Twitter-, Facebook- en YouTube-gegevens. Wanneer u op een van de overeenkomstige pictogrammen klikt, zullen wij u doorverwijzen naar de website of app van de toepasselijke derde, zij het uw e-mailprovider of een sociaal mediaplatform.

Hiertoe
- verwerken we persoonsgegevens op basis van ons gewettigd belang om naar behoren op uw vragen te antwoorden en u op gepaste wijze naar onze sociale mediapagina's te verwijzen;
- verwerken we het communicatiekanaal dat u koos om met ons te connecteren en de persoonsgegevens die u Onze Onderneming bezorgt. Dit omvat uw (gebruikers)naam, adres, e-mailadres en de persoonsgegevens die u in uw bericht opnam. Wanneer u bovendien op een van de afgebeelde knoppen klikt, kan de relevante derde cookies op uw toestel plaatsen..


J. Om compliance te monitoren en te onderzoeken

We monitoren onze processen om de naleving van onze richtlijnen en voorschriften na te gaan. Tijdens monitoringactiviteiten kunnen uw persoonsgegevens geraadpleegd en bekeken worden.

Hiertoe
- kunnen we uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gewettigd belang om onze interne processen te monitoren en de wetgeving na te leven;
- kunnen alle persoonsgegevens die we in onze systemen bewaren, geraadpleegd en bekeken worden voor compliance doeleinden. De persoonsgegevens die geraadpleegd en bekeken worden, zullen niet opgeslagen worden voor compliance doeleinden, tenzij we ze nodig zouden hebben om mogelijk niet-conform gedrag verder te onderzoeken;
- houden we uw persoonsgegevens niet bij voor dit doel, tenzij ze gekoppeld zouden zijn aan niet-conform gedrag. In dat geval zullen we de relevante persoonsgegevens bewaren, totdat het lopende onderzoek of de ingeleide procedure ten einde is. 


K. Om de gezondheid, de veiligheid en de beveiliging te vrijwaren en de integriteit te verzekeren

In Onze Onderneming hechten we veel belang aan onze gezondheid, veiligheid, beveiliging en integriteit. We verwerken uw persoonsgegevens om onze werknemers, klanten, leveranciers en zakenpartners te beschermen. In die optiek bekrachtigen we uw toegangsrechten tot onze vestigingen en kunnen we uw persoonsgegevens aftoetsen aan publiekelijk beschikbare sanctielijsten van overheid en/of ordediensten. Verder verwerken we uw persoonsgegevens ook om Onze Onderneming en de activa van werknemers en klanten te beschermen.

Hiertoe
- kunnen we uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gewettigd belang om onze interne processen te monitoren en de wetgeving na te leven;
- verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonsgegevens zoals uw naam en geboortedatum, betalings- en orderhistoriek, alsook de geschiedenis van uw bezoeken aan onze vestigingen.


L. Om de wet na te leven

In sommige gevallen verwerken we uw persoonsgegevens om aan wetten en voorschriften te voldoen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er fiscale verplichtingen zijn of verplichtingen in verband met het bedrijfsgedrag. Om relevante wetten en voorschriften na te leven, kan het zijn dat we uw persoonsgegevens aan overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten dienen te onthullen.

Hiertoe
- verwerken we uw persoonsgegevens om aan de wet te voldoen;
- verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonsgegevens zoals uw naam en geboortedatum, betalingsinformatie, betalings- en orderhistoriek, evenals uw handelsregister-, btw- en fiscale gegevens.


M. Wanneer u deelneemt aan events of promoties

We sturen u e-mails met promoties en uitnodigingen om deel te nemen aan events. Als u wilt deelnemen aan een van deze activiteiten, hebben we uw persoonsgegevens nodig om ze te kunnen aankondigen en organiseren. Als u daarnaast ook effectief deelneemt aan een van deze activiteiten, hebben we uw persoonsgegevens nodig om de respons op events en/of promoties te meten.

Hiertoe
- verwerken we persoonsgegevens op basis van uw toestemming. U kunt uw toestemming daarbij op eender welk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de wettigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór u ze introk;
- verwerken we uw naam, adres, e-mailadres en uw inschrijvingen voor het respectieve evenement.

3. HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Onze Onderneming zal Zakenpartnergegevens gewoonlijk alleen bewaren gedurende de tijd die nodig is voor het toepasselijke Zakelijke doeleinde, voor zover redelijkerwijs nodig is om aan een toepasselijke wettelijke vereiste te voldoen of zoals raadzaam zou zijn in het licht van een toepasselijke verjaringstermijn. 

Meteen nadat de toepasselijke bewaringstermijn verstreken is, zullen de Gegevens:

(i) op een veilige manier gewist of vernietigd worden;
(ii) geanonimiseerd worden;
(iii) overgeheveld worden naar een Archief (tenzij dit bij wet of door een toepasselijk bestandsretentieschema verboden zou zijn).

4. WIE HEEFT ER TOEGANG TOT UW PERSOONSGEGEVENS? 

Toegang tot uw persoonsgegevens binnen Onze Onderneming

Aangezien we een internationale organisatie zijn, kunnen de door ons verzamelde gegevens internationaal doorgegeven worden via de wereldwijde vertakking van Onze Onderneming. Uw persoonsgegevens kunnen uitgewisseld worden met de groep waartoe Onze Onderneming behoort, met aandeelhouders en met gelieerde bedrijven. We wisselen uw gegevens uit voor administratieve doeleinden en opdat we een volledig overzicht zouden kunnen hebben van uw contacten en contracten met de groep waartoe Onze Onderneming behoort. Verder kunnen we uw gegevens ook uitwisselen om u een volledig product- of dienstenpakket te kunnen aanbieden.

De werknemers van Onze Onderneming mogen persoonsgegevens alleen raadplegen, voor zover nodig voor het toepasselijke doel en voor de uitvoering van hun werk. 

In sommige gevallen kunnen uw persoonsgegevens overgedragen worden naar een land dat geen gepaste mate aan bescherming van persoonsgegevens biedt. Onze Onderneming heeft echter maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens naar behoren beschermd worden, aangezien er Bindende Bedrijfsregels van toepassing zijn doorheen de groep waartoe Onze Onderneming behoort.

Toegang tot uw persoonsgegevens door derden

De volgende derden kunnen toegang hebben tot uw persoonsgegevens, indien dat relevant zou zijn voor de levering van hun producten of diensten aan Onze Onderneming: banken, verzekeringsmaatschappijen, marketing en media agencies, data-leveranciers, contact centers, sales partners, IT-leveranciers, accountants, forensische specialisten, consultants.

Wanneer derden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens, zal Onze Onderneming de nodige contractuele, technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens alleen verwerkt worden, voor zover een dergelijke verwerking nodig is. De derden in kwestie zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het toepasselijke recht.

Als er persoonsgegevens overgedragen worden aan een derde in een land dat geen gepast niveau van bescherming voor persoonsgegevens biedt, zullen wij maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens naar behoren beschermd worden, zoals het sluiten van Europese Modelcontractbepalingen met deze ontvangers.

In andere gevallen zullen uw persoonsgegevens niet aan derden bezorgd worden, tenzij dit bij wet verplicht zou zijn. 

5. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD?

We hebben voldoende waarborgen voorzien om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te verzekeren. We hebben gepaste technische, fysieke en organisatorische maatregelen getroffen ter bescherming van persoonsgegevens tegen accidentele of onwettige vernietiging, accidenteel verlies, schade, wijziging, ongeoorloofde onthulling of raadpleging, alsook tegen alle andere vormen van onwettige verwerking (waaronder o.a. hun onnodige verzameling) of verdere verwerking.

6. HOE KUNT U UW PRIVACYRECHTEN UITOEFENEN? 

U hebt het recht om toegang te vragen tot of om een overzicht te vragen van uw persoonsgegevens en ze onder bepaalde omstandigheden ook te laten rechtzetten en/of wissen. Daarnaast kunt u ook het recht hebben om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking alsook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. 

Om uw privacyrechten uit te oefenen, dient u met ons contact op te nemen via de contactgegevens onderaan deze Privacyverklaring. 

In dit verzoek moet duidelijk worden vermeld welk recht u wenst uit te oefenen en waarom. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart waaruit uw identiteit blijkt. Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen van de ontvangst van dergelijk verzoek.

7. KUNT U UW TOESTEMMING INTREKKEN?

Eenmaal gegeven, kunt u uw toestemming altijd intrekken. Gelieve daarbij goed voor ogen te houden dat een intrekking geen terugwerkende kracht heeft en dat de intrekking van uw toestemming alleen kan, als u deze eerst gegeven hebt. Om uw toestemming in te trekken, dient u met ons contact op te nemen via de contactgegevens onderaan deze Privacyverklaring. 

8. HOE KUNT U EEN KLACHT INDIENEN?

Mocht u een klacht hebben over het gebruik van uw persoonsgegevens door Onze Onderneming, dan kunt u een klacht indienen via de contactgegevens onderaan deze verklaring. Afgezien van het indienen van een klacht bij Onze Onderneming, staat het u tevens vrij om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

9. HOE KUNT U MET ONS CONTACT OPNEMEN?

Lees eerst deze verklaring als u vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken.  Voor aanvullende vragen, opmerkingen, complimenten of klachten kunt u contact opnemen met info@primagaz.be.